System komunikowania organizacyjnego

System komunikowania organizacyjnego (pojęcia , kierunki komunikowania się modele struktury organizacyjnej).

Odpowiada on procesom komunikowania na poziomie grupowym i międzygrupowym. Uczestnikami tego systemu są jednostki, które z reguły dobrowolnie wstępują do organizacji. Organizację tę cechuje wewnętrzna, zamknięta hierarchiczna struktura z jasno określonymi rolami jej członków. Kontakty oraz relacje mają charakter przymusowy, formlnby i organizacyjny. Komunikaty przepływają w zdecydowanej większości od gór do dołu, w formie obligatoryjnej poleceń czy zleceń.

Jest typowy dla wszelkich instytucji, występuje wszędzie tam gdzie są zamknięte struktury i aparat zarządzania.

Kierunki:

1. W dół - związany jest z przesyłaniem informacji, poleceń, rozporządzeń, dyrektyw od jednostek stojących na szczycie na sam dół, do osób znajdujących się na kolejnych, niższych szczeblach struktury organizacyjnej.

2. W górę - jest reakcją podwładnych na przekazy napływające do nich od kierowników. Komunikowanie zawiera informacje o postępie prac, trudnościach w wykonaniu zadań, usprawiedliwienia itp. Częstość ich wykonywania zależy od stylu kierowania organizacją

3. Poziomy - obejmuje komunikowanie się uczestników systemu zajmujących tę samą pozycję w strukturze, a więc członków tej samej grupy zadaniowej. Mają one bardziej nieformalny charakter.

4. Ukośny - dotyczy jednostek, które zajmują różną pozycję w strukturze i nie są połączone ze sobą więzami bezpośredniego podporządkowania.

Modele struktury:

1. M. biurokracji - jest sztywny i oporny, ale ciągle dominuje w większosci struktur organizacji. Jego zasadniczymi cechami są:

   • Hierarchia

   • Specjalizacja

   • Dokumentacja w formie pisemnej

   • Ustalone precyzyjne zakrwsy obowiązków członków systemu

   • Podporządkowanie i subordynacja

   • Kierunk komunikowania z góry na dół

   • Relacje typu: polecenie - sprawozanie.

   • Założenie, że ludzkie działanie jest racjonalne i daje się je przeidywać.

2. M.stosunków międzyludzkich - zakłąda, iż dla większości członków dużych organizacji praca straciła sens. W takiej sytuacji należy pracy nadać nowe znaczenie, wywołać zadowolenie. Efekt taki można osiągnąć poprzez:

   • Motywowanie zatrudionych osób do nawiązania nieformalnych kontaktów w ramach struktury

   • Budowanie tzw pomostów Fayola, czyli komunikowanie się w kierunku horyzontalnym, wertykalnym i ukośnym w celu zaspokojenia potrzeb emocjonalnych

   • Zachęcanie personelu do wspólnej pracy i zabawy (PR)

3. Administracyjny zachowania - organizacja jako złożona sieć procesów porozumiewania się jej człónków. Położenie i podładni mają odrębne, jasno określone zadania, jednak kontrola włądzy jest obecna na wszystkich szczeblach struktury. Komunikowanie ma charakter dwukierunkowy.

4. M. Y. - ukazuje organizacje jako płaszczyznę samorealizacji członków. Preferowany jest kierunek od dólu do góry. Wynika to z założenia, że jednostki znajdujące się na dole piramidy są bliżej wytwarzanego produktu czy usługi, w związku z tym posiadają najwięcej doświadczenia i wiedzy.

5. M. systemu IV - postrzega organizację jako system komunikowania werblaneg, opartego na żywym słowie i zachodzących na siebie grup liking pins. Preferowane są relacje interpersonalne i komunikaty ustne. Menadżerowie są otwarci na uwagi i opinie podwładnych.

6. M. „matryca" - model pozbawiony jest hierarchii, a procesy komunikowania zachodzą zawsze i o każdej porze. Jego zalety:

   • Akceptacja istotnej roli procesu komunikowania między członkami struktury, szczególnie werbalnego interpresonalnego.

   • Brak załóżenia, że uczestnicy organizacji działają racjonalnie

   • Lepsze tolerowanie chaosu, zmian na rynku, sytuacji zatrudnionych i warunków finansowych

   • Większa elastyczność, szybsze i sprawniejsze dostosowanie się do nowych warunków.